Privacyreglement voor stichting CSO Apeldoorn

1. Toepasselijkheid

Dit reglement geldt voor de gehele organisatie die deel uitmaakt van Stichting CSO Apeldoorn. Stichting CSO Apeldoorn is gevestigd aan de Mr. Van Hasseltlaan 57 te Apeldoorn

2. Definities

Persoonsgegevens

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de betrokkene’), zoals bijvoorbeeld naam, adres, geboortedatum, titel(s), geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres, functie, personeelsnummer, medische rapportages, inhoud van e-mails, prestaties/cijfers, brieven, klachten, foto’s, video’s, IP-adressen, tracking cookies, loginnamen en wachtwoorden.

Verwerking van persoons- gegevens

Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, geautomatiseerd of handmatig, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Bijzondere persoonsgegevens

Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische gegevens (DNA/RNA) of biometrische gegevens (bijv. foto’s) met het oog op de unieke identificatie van een persoon, en gegevens over gezondheid, of iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Betrokkene

Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, en die al dan niet wordt vertegenwoordigd door een wettelijk vertegenwoordiger. Betrokkenen kunnen bijvoorbeeld zijn: leerlingen, ouders, medewerkers en bezoekers.

Wettelijk vertegenwoordiger

Degene die het ouderlijk gezag over een minderjarige uitoefent. Meestal zal dit een ouder zijn, maar het kan ook gaan om een voogd. Als een leerling 16 jaar of ouder is, beslist hij in voorkomende gevallen zelf over zijn privacy.

Verwerkingsverantwoordelijke

De entiteit die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgege- vens vaststelt. In het kader van dit reglement is het bevoegd gezag, te weten Stichting CSO Apeldoorn, vertegenwoordigd door het Bestuur, de verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerker

De natuurlijke persoon of rechtspersoon die ten behoeve van de verwerkingsver- antwoordelijke (Stichting CSO Apeldoorn) persoonsgegevens verwerkt, zoals bijvoorbeeld de leverancier van een leerlingvolgsysteem of leerling-administratiesysteem. Een verwerker heeft een uitvoerende taak, ten behoeve van de activi- teiten van de verwerkingsverantwoordelijke.

Derde

Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker, of de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken.

Stichting CSO Apeldoorn

Stichting CSO Apeldoorn, de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van dit reglement.

3. Reikwijdte en doelstelling

1. Dit reglement stelt regels over de verwerking van persoonsgegevens van alle betrokkenen bij de organisatie, waaronder leerlingen en hun wettelijk vertegen- woordigers, medewerkers, bezoekers en externe relaties (bijv. leveranciers en opdrachtnemers).
2. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van de betrokkene die door Stichting CSO Apeldoorn worden verwerkt. Het reglement heeft tot doel:
   a. de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen te beschermen tegen ver- keerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens;
   b. vast te stellen met welk doel en op welke (juridische) grondslag persoonsge- gevens binnen Stichting CSO Apeldoorn worden verwerkt;
   c. ook overigens te borgen dat persoonsgegevens binnen Stichting CSO Apel- doorn rechtmatig, transparant en behoorlijk worden verwerkt;
   d. de rechten van betrokkenen vast te leggen en te borgen dat deze rechten door Stichting CSO Apeldoorn worden gerespecteerd.

4. Doelen van de verwerking van persoonsgegevens

Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt Stichting CSO Apeldoorn zich aan de relevante wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Ge- gevensbescherming (AVG), de uitvoeringswet AVG en de onderwijswetgeving.

Doelen

1. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats voor:
   a. de organisatie of het geven van het onderwijs, de begeleiding van leerlingen, het voorzien in hun (extra) ondersteuningsbehoefte, dan wel het geven van stu- dieadviezen;
   b. het verstrekken en/of ter beschikking stellen van leermiddelen;
   c. het bewaken van de veiligheid binnen de scholen en het beschermen van ei- gendommen van medewerkers, leerlingen en bezoekers;
   d. het bekend maken van informatie over de organisatie en leermiddelen als be- doeld, onder a en b, alsmede van informatie over de leerlingen op de eigen web- site;
   e. het bekend maken van de activiteiten van de organisatie, bijvoorbeeld op de website van Stichting CSO Apeldoorn of van de scholen, in brochures of de schoolgids of via social media;
   f. het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgel- den en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activitei- ten, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
   g. het aanvragen van bekostiging, het behandelen van geschillen daarover en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
   h. het onderhouden van contacten met oud-leerlingen;
   i. het aangaan en uitvoeren van arbeidsovereenkomsten, samenwerkingsrelaties met opdrachtnemers en contracten met leveranciers;
   j. de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving;
   k. juridische procedures waarbij Stichting CSO Apeldoorn betrokken is.

2. De verwerking van persoonsgegevens mag ook plaatsvinden voor doelen die verenigbaar zijn met de doelen zoals beschreven in lid 1.

5. Doelbinding

Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenig- baar is met de omschreven doelen van de verwerking. Stichting CSO Apeldoorn verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is om de betreffende doelen te bereiken.

6. Soorten persoonsgegevens

De categorieën van persoonsgegevens zoals deze binnen Stichting CSO Apel- doorn worden verwerkt, worden geregistreerd in een verwerkingsregister.

7. Grondslag verwerking

Verwerking van persoonsgegevens gebeurt alleen indien aan een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:

1. De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van alge- meen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Stichting CSO Apeldoorn is opgedragen.

2. De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplich- ting die op Stichting CSO Apeldoorn rust.

3. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst) of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeen- komst maatregelen te nemen.

4. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaar- digde belangen van Stichting CSO Apeldoorn of van een derde, be- halve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrij- heden van de betrokkene zwaarder wegen, met name wanneer de be- trokkene een kind is; in het kader van deze grondslag zal dus een belangenafweging moeten plaatsvinden.

5. De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon te beschermen (levensbelang).

6. De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

8. Bewaartermijnen

Stichting CSO Apeldoorn bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden verwerkt, tenzij het langer bewaren van de persoonsgegevens op grond van wet- of regelgeving verplicht is.

9. Toegang

Binnen de organisatie van Stichting CSO Apeldoorn geldt dat personen slechts toegang hebben tot persoonsgegevens voor zover dat daadwerkelijk nodig is. De toegang van medewerkers tot persoonsgegevens is dan ook beperkt tot de ge- gevens die noodzakelijk zijn voor de goede uitoefening van hun functie en (dus) hun werkzaamheden. Verder wordt slechts toegang verschaft tot de in de admi- nistratie en systemen van de school opgenomen persoonsgegevens aan:

a. de verwerker die van Stichting CSO Apeldoorn de opdracht heeft gekregen om persoonsgegevens te verwerken, maar alleen voor zover dat noodzakelijk is in het licht van de gemaakte afspraken;
b. derden voor zover uit de wet voortvloeit dat Stichting CSO Apeldoorn verplicht is om toegang te geven of sprake is van een (andere) grondslag voor deze ver- werking, bijvoorbeeld de vervulling van een taak van algemeen belang.

10. Beveiliging en geheimhouding

1. Stichting CSO Apeldoorn neemt passende technische en organisatorische be- veiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden be- schadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. Deze maatregelen zijn er mede op gericht om niet noodzakelijke verzameling en verdere (niet nood- zakelijke) verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
2. Bij de beveiligingsmaatregelen wordt rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijhe- den van betrokkenen.
3. Een ieder die betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens binnen Stichting CSO Apeldoorn is verplicht tot geheimhouding van de betreffende persoonsgegevens, en zal deze gegevens slechts verwerken voor zover dat nood- zakelijk is voor de uitoefening van de betreffende functie, werkzaamheden of taak.

11. Verstrekken gegevens aan derden

Stichting CSO Apeldoorn kan persoonsgegevens aan derden verstrekken als daarvoor een grondslag bestaat in de zin van artikel 7 van dit reglement.

12. Sociale Media

Voor het gebruik van persoonsgegevens in sociale media, zijn aparte afspraken gemaakt in het sociale mediaprotocol van Stichting CSO Apeldoorn.

13. Rechten betrokkene

Stichting CSO Apeldoorn erkent de rechten van betrokkenen, handelt daar- mee in overeenstemming en bewerkstelligt dat betrokkenen deze rechten daad- werkelijk kunnen uitoefenen. Het betreft in het bijzonder de volgende rechten:

Inzage

Een betrokkene heeft recht op inzage van de door Stichting CSO Apel- doorn verwerkte persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, behalve voor zover het gaat om werkdocumenten, interne notities en an- dere documenten die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en be- raad. Indien en voor zover dit recht op inzage ook de rechten en vrijhe- den van anderen raakt, bijvoorbeeld als in de documenten ook per- soonsgegevens van anderen dan de betrokkene zijn vermeld, kan Stichting CSO Apeldoorn het recht op inzage beperken.

Bij het verstrekken van de betreffende gegevens verschaft StichtingCSO Apeldoorn voorts informatie over:

• de verwerkingsdoeleinden;
• de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt;
• de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt;
• (indien van toepassing) ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
• (indien mogelijk) hoe lang de gegevens worden bewaard;
• dat de betrokkene het recht heeft om te verzoeken dat de persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, of dat de verwerking van de per- soonsgegevens wordt beperkt, alsmede dat hij het recht heeft om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens;
• het feit dat de betrokkene een klacht kan indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
• de bron van de persoonsgegevens, indien de persoonsgegevens niet van de betrokkene zelf zijn verkregen;
• het eventueel toepassen van geautomatiseerde besluitvorming en de betreffende onderliggende logica en het belang en de gevolgen voor de betrokkene;
• de passende waarborgen indien de persoonsgegevens worden doorge- geven aan een derde land of een internationale organisatie.

Verbetering, aanvulling, verwijdering

Stichting CSO Apeldoorn verbetert de persoonsgegevens van een betrokkene in het geval de betrokkene terecht heeft aangegeven dat de gegevens onjuist zijn, en Stichting CSO Apeldoorn vult de persoonsge- gevens van een betrokkene aan indien de betrokkene terecht om aan- vulling heeft verzocht. Voorts kan de betrokkene verzoeken om verwijdering van zijn persoonsgegevens. Stichting CSO Apeldoorn gaat daar- toe over indien is voldaan aan een wettelijke grondslag voor het verzoek, tenzij het onmogelijk is om aan het verzoek te voldoen of dit een onredelijke inspanning zou vergen.

Bezwaar

Indien Stichting CSO Apeldoorn persoonsgegevens verwerkt op de grondslag van artikel 7 onder a of artikel 7 onder d van dit reglement, kan de betrokkene bezwaar maken tegen de verwerking van zijn per- soonsgegevens. In dat geval staakt Stichting CSO Apeldoorn de verwerking van de betreffende persoonsgegevens, behalve als naar het oordeel van Stichting CSO Apeldoorn het belang van Stichting CSO Apeldoorn, het belang van derden of het algemeen belang in het betreffende concrete geval zwaarder weegt.

Beperken verwerking

De betrokkene kan voorts verzoeken om de verwerking van zijn persoonsgegevens te beperken, namelijk indien hij een verzoek tot verbetering heeft gedaan, indien hij bezwaar heeft gemaakt tegen de verwer- king, als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de verwerking of als de gegevensverwerking onrechtmatig is. Stichting CSO Apeldoorn staakt dan de verwerking, tenzij de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking, Stichting CSO Apeldoorn de gegevens nodig heeft voor een rechtszaak of de verwerking nodig is ter bescherming van de rechten van een andere persoon of vanwege gewichtige redenen.

Kennisgevingsplicht

Als Stichting CSO Apeldoorn op verzoek van een betrokkene een verbetering of verwijdering van persoonsgegevens heeft uitgevoerd, of de ver- werking van persoonsgegevens heeft beperkt, zal Stichting CSO Apel- doorn eventuele ontvangers van de betreffende persoonsgegevens daarover informeren.

Procedure

Stichting CSO Apeldoorn handelt een verzoek van een betrokkene zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek, af. Afhankelijk van de complexiteit en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met twee maanden worden verlengd. Als deze verlenging plaatsvindt, wordt de betrokkene daarover binnen een maand na de ontvangst van het verzoek geïnformeerd. Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij de betrokkene anderszins verzoekt. Wanneer Stichting CSO Apeldoorn geen gevolg geeft aan het verzoek van de betrokkene, deelt Stichting CSO Apeldoorn onverwijld en uiterlijk binnen een maand na ontvangst mede waarom het verzoek niet wordt ingewilligd en informeert hij de betrokkene over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of beroep bij de rechter in te stellen.

Intrekken toestemming

Indien voor de verwerking van persoonsgegevens voorafgaande toestemming vereist is, kan deze toestemming te allen tijde door de betrokkene of zijn wettelijk vertegenwoordiger worden ingetrokken. Als de toestemming wordt ingetrokken, staakt Stichting CSO Apeldoorn de verwerking van persoonsgegevens, behalve als er een andere grondslag (zoals bedoeld in artikel 7) voor de gegevensver- werking is. Het intrekken van de toestemming tast de rechtmatigheid van verwerkingen die reeds hebben plaatsgevonden niet aan.

14. Transparantie

Stichting CSO Apeldoorn informeert de betrokkene(n) actief over de verwerking van hun persoonsgegevens, in ieder geval door middel van een laagdrempelige privacyverklaring. In de privacyverklaring wordt in ieder geval de volgende informatie vermeld:

a. de contactgegevens van Stichting CSO Apeldoorn;
b. de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming van Stichting CSO Apeldoorn;
c. de doeleinden van de gegevensverwerking en de grondslagen voor de ver- werking;
d. een omschrijving van de belangen van Stichting CSO Apeldoorn indien de verwerking wordt gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Stichting CSO Apeldoorn e) de (categorieën) ontvangers van de persoonsgegevens, zoals ver- werkers of derden;
f. in voorkomend geval: of de persoonsgegevens worden verzonden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER);
g. hoe lang de persoonsgegevens zullen worden bewaard;
h. dat de betrokkene het recht heeft om Stichting CSO Apeldoorn te verzoeken om inzage, verbetering of verwijdering van persoonsgegevens, en dat hij het recht heeft om te verzoeken om beperking van de verwerking, om bezwaar te maken of om een beroep te doen op het recht van gegevensoverdraagbaarheid;
i. dat de betrokkene het recht heeft om zijn toestemming in te trekken, als de gegevensverwerking is gebaseerd op toestemming;
j. dat de betrokkene het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
k. of de verstrekking van de persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is, dan wel een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten, en of de betrokkene verplicht is om de persoonsgegevens te verstrekken en wat de gevolgen zijn indien hij de persoonsgegevens niet verstrekt;
l. het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, vergezeld van nuttige infor- matie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.

15. Meldplicht datalekken

Een ieder die betrokken is bij een verwerking van persoonsgegevens is verplicht om een datalek per ommegaande te melden bij het meldpunt, conform het protocol beveiligingsincidenten en datalekken van Stichting CSO Apeldoorn. Een datalek is elke inbreuk waarbij persoonsgegevens zijn vernietigd of verloren, gewijzigd, verstrekt of toegankelijk zijn gemaakt.

16. Klachten

1. Wanneer een betrokkene van mening is dat het doen of nalaten van Stichting CSO Apeldoorn niet in overeenstemming is met de AVG, dit reglement of (andere) toepasselijke wet- of regelgeving, dan kan een klacht worden ingediend overeenkomstig de binnen Stichting CSO Apeldoorn geldende klachtenregeling. Een betrokkene kan zich eveneens wenden tot de functionaris voor gegevensbe- scherming van Stichting CSO Apeldoorn.
2. Als een klacht naar de mening van betrokkene Stichting CSO Apeldoorn niet correct is afgewikkeld, kan hij zich wenden tot de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Onvoorziene situatie

Indien zich een situatie voordoet die niet beschreven is in dit reglement, neemt het College van Bestuur van Stichting CSO Apeldoorn de benodigde maatregelen, en wordt beoordeeld of dit reglement dientengevolge moet worden aangevuld of aangepast.

18. Wijzigingen reglement

1. Dit reglement is na instemming van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) vastgesteld door het Bestuur van Stichting CSO Apeldoorn. Het reglement wordt gepubliceerd op de website van Stichting CSO Apeldoorn en de websites van de scholen. Het reglement wordt verder actief onder de aan- dacht gebracht, bijvoorbeeld door middel van verwijzing in de schoolgids.
2. Het College van Bestuur kan dit reglement wijzigen na instemming van de GMR.

19. Slotbepaling

Dit reglement wordt aangehaald als het Privacyreglement van Stichting CSO Apeldoorn en treedt in werking op 1 juni 2018